jubilee_artist_meetings::21_01_2021_internal_rules_document.md

v.z.w: JUBILEE vzw

ondernemingsnummer: BE0542 475 468.

INTERN REGLEMENT

Titel 1 – De vereniging ( naam, zetel, doel, duur)Artikel 1 Het voorliggend intern reglement heeft ten aanzien van bestuurder en leden van de vereniging dezelfde bindende waarde als de statuten.[Ronny Hei1]

Artikel 2 De statuten van vzw JUBILEE met ondernemingsnummer BE0542 475 468 worden als bijlage opgenomen bij dit intern reglement. .

Titel 2 - Lidmaatschap (voorwaarden toetreding, ontslag, uitsluiting)Artikel 3 – LEDENREGISTERHet bestuursorgaan houdt het register[Ronny Hei2] van de leden bij. Alle beslissingen betreffende de toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden worden door de hetdagelijks bestuur in een register[Ronny Hei3] ingeschreven binnen de 8 dagen na de beslissing.

Artikel 4 – INHOUDELIJKE RICHTLIJNEN BIJ HET BENOEMEN VAN LEDEN VAN HET BESTUURSORGAAN

[Ronny Hei4]

Voorwaarden: 1/de Raad van Bestuur wordt samengesteld op basis van de competenties die nodig zijn in de organisatie. Hierbij wordt niet enkel rekening gehouden met een gelijkwaardige man–vrouwverhouding, maar ook met de diversiteit van de leden. 2/de Raad van Bestuur heeft ten minste een van de kunstenaars van Jubilee als lid. Dit lidmaatschap is een jaarlijks? roterende positie. [Ronny Hei5] 3/Onafhankelijke bestuurders voldoen aan de volgende criteria: a) ze hebben geen uitvoerend mandaat, directiefunctie of functie waarin ze belast waren met het dagelijks bestuur uitgeoefend gedurende een periode van twee jaar voorafgaand aan hun benoeming in de vereniging; b) ze hebben niet meer dan drie mandaten als bestuurder van de vereniging uitgeoefend en de periode waarin ze die mandaten hebben uitgeoefend, bedroeg maximaal twaalf jaar; c) ze hebben geen significante zakelijke relatie met de vereniging; d) in de voorbije drie jaar zijn ze geen vennoot of werknemer geweest van de huidige of vorige externe auditor van de vereniging; e) ze hebben geen echtgenoot, wettelijk samenwonende partner of bloed- of aanverwanten tot de tweede graad die in de vereniging een mandaat van lid van het bestuursorgaan, directiefunctie of functie waarin de persoon belast is met het dagelijks bestuur, uitoefenen[Ronny Hei6]
4/Bestuurders worden voor vier jaar benoemd door de Algemene Vergadering, waarna de Raad van Bestuur zichzelf evalueert. Bestuursmandaten zijn verlengbaar.[Ronny Hei7] Titel 4 – Bestuur en vertegenwoordigingArtikel 5 – BESLISSINGEN BESTUURSORGAAN Het bestuursorgaan oefent zijn bevoegdheid collegiaal uit. Alle beslissingen van deze raad worden geacht te zijn genomen door de raad als college, niet door de afzonderlijke bestuurders.

Het bestuursorgaan heeft onder de bestuurders een voorzitter (, een secretaris en een penningmeester) aangeduid. Bij ontstentenis of verhindering van de voorzitter worden zijn functies waargenomen door door de oudste van aanwezige bestuurders.

(staat in statuten)

Artikel 6 – DISCRETIEPLICHT LEDEN BESTUURSORGAAN[Ronny Hei8] De bestuurders hebben discretieplicht en vermijden belangenvermenging 1. De bestuurders zijn gebonden tot discretie over hetgeen zij in de uitoefening van hun mandaat vernemen. 2. Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van het bestuursorgaan, moet hij dit meedelen aan de andere bestuurders t. Dit geldt eveneens voor zaken waarbij bloed- of aanverwanten tot de derde graad van een bestuurder een persoonlijk belang hebben. 3. De bestuurder met (rechtstreeks of onrechtstreeks) tegenstrijdig belang, verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het tegenstrijdig belang betrekking heeft.

Artikel 7 – DAGELIJKS BESTUUR 1 Het bestuursorgaan vertrouwt het dagelijks bestuur [Ronny Hei9] van de vereniging toe aan het orgaan dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur heeft een beleidsvoorbereidende en een beleidsuitvoerende taak. 2 Het dagelijks bestuur dat bestaat uit vier leden: een artistiek en een zakelijk leider, een juridische en een algemeen coördinator. De artistiek leider is spreekbuis van de collectieve artistieke directie, die bestaat uit de zes kernkunstenaars van Jubilee. De lijst met kernkunstenaars wordt bijgehouden in een register.[Ronny Hei10] 3 De artistiek en zakelijk leider van Jubilee rapporteren in naam van het dagelijks bestuur en decollectieve artistieke directie aan het bestuursorgaan. Zewonen de vergaderingen van het bestuursorgaan bij met raadgevende stem. Rapportering gebeurt op drie niveaus: Op doorlopende basis: de onvoorziene en uitzonderlijke gebeurtenissen die een aanzienlijke invloed kunnen hebben op de positie van de vzw;  Op kwartaalbasis: de tussentijdse resultaten van de vzw;  Op jaarbasis: de jaarresultaten, enkelvoudig en geconsolideerd, rapportering personeelsbeleid en evaluatie, jaarevaluatie, budgettering, voorstellen met betrekking tot strategie en uitvoering van de strategie. [Onbekende11] 4 Het Dagelijks Bestuur wordt jaarlijks geëvalueerd door de Raad van Bestuur. Goed bestuur - dimensie 9: het afsprakenkader tussen de Raad van Bestuur en de directie bevat minstens een regeling voor de hantering van mogelijke interne conflicten, en een aanwijzing van de eindverantwoordelijkheid in geval van een meerhoofdige directie. Goed bestuur - dimensie 10: de directie wordt periodiek geëvalueerd op basis van de elementen, opgenomen in het afsprakenkader tussen de Raad van Bestuur en de directie. [Ronny Hei12] [Onbekende13]

5 Daarnaast oefent het dagelijks bestuur een aantal specifieke bevoegdheden uit die door het bestuursorgaan worden overgedragen, meer bepaald: · De voorbereiding van de algemene vergadering (inclusief het opstellen van de agenda) en de uitvoering en de mededeling aan derden van de door haar genomen beslissingen. · De voorbereiding van de vergaderingen van de raad van bestuur en het opstellen van de agenda. Het formuleren van voorstellen en het verstrekken van informatie aan de raad van bestuur, de uitvoering en de mededeling van zijn beslissingen. · Onderling structureel overleg ter voorbereiding van de raad van bestuur en ter opvolging van de beslissingen van de RvB · Het uitvoeren en opvolgen van de financiële verrichtingen, rekening houdend met bepalingen die hieronder in Titel 5, zijn vastgelegd

· In het creëren van een operationele visie voor de organisatie nemen het dagelijks bestuur en de kunstenaars de verantwoordelijkheid voor de organisatorische en artistieke werking van Jubilee, Ze volgen de werking actief op en nemen deel aan de dagelijkse logistieke activiteiten, met onder meer juridische, financiële, communicatieve en administratieve dimensies. Zij dien dit minimaal in die mate dat 'medewerkers in loondienst' hun taken in excellentie kan vervullen.[Ronny Hei14]

         *COLLECTIEVE ARTISTIEKE DIRECTIE

who The artists, effective members of the organisation, organise and moderate a monthly artist meeting together with the administrative direction and staff.

agenda setting: how and when?

aim follow-up and implementation into daily operations of the artistic vision and legal/financial admnistrative functioning of the organisation

decision making collective decision making 5. Common objectives

  • ARTIST RUN OPERATION

1.fair practice: °reflecting on and respecting each others positions on the field °creating space to question paradigms underlying current ways of working °allowing themselves to be 'vulnerable', to share doubts and hesitation 2.valuing experiential, interdisciplinary knowledge creation 3.fostering a dialogue between the arts, the legal context and other fields

content wise to be developed during artist retraite?

Jubilee aims at contributing to the following objectives throughout its functioning. These objectives are shared by everyone contributing to the functioning of the organisation and can be modified at any time by negotiation....(to be detailed)

  • From the singular to the plural.

What brings Jubilee artists together is neither a matter of artistic medium, nor a matter of subject or themes, nor of aesthetics. If Jubilee’s practices cannot be differentiated by these categories and markers usually used in the field of art, what does?
What brings Jubilee members together is a desire to participate artistically in the coconstruction of a common public space. We believe that artists play an active social role in the community not to set the tone, to set the latest trend or to distribute ‘good taste’, but when they act and operate in a critical way.
Our approach to the work of art is social and inclusive. To propose an artistic form, we take into account the structural elements that affect its production: the urban, social, economic, technological and historical contexts in which we operate. What forces us and limits us is ultimately also what drives us to find ways to cross over, to find a life-giving hope for today and a horizon for tomorrow.
Six main converging principles are present in our individual artistic practices and collaborative research projects as much as they are defining’s Jubilee structure and its relationship with other entities: artistic, cultural, educational and academic institutions.

SHARE: Commoning The question of access to and sharing of resources and knowledge is the founding principle of Jubilee. This is the economic motivation present in all scales of practice. There is a shared interest in social issues (access to infrastructure, to the discursive space, to resources) among all Jubilee members

COLLABORATE: Collective intelligence
The work of art for Jubilee is the result of a collective effort. Collaborative artistic practice reflects the challenge of co-creating public spaces and project spaces in which the richness of the debate rises through the ability of its members to learn from others, to articulate a unique language and to share it freely. This collective intelligence is by definition heterogeneous and therefore open to collaborators regardless of their origin, position or role.

AFFECT: Aesthetic as experience
The aesthetic experience provided by a work of art has the ability to disturb cognitive, social and political conventions. The work, be it a film, sculpture, performance, publication, sound piece or conversation, is a relational agent in itself and contains a powerful potential for transformation through its sensory capacity to touch, to sensitize and reconnect body and mind, a dualism built into each project by the European historical tradition.

CROSS: Intersectionality
As a principle opposed to the binary and abstract aspects of universalism, intersectionality takes into account the main determinants that operate in our societies: race, class, and gender. It is a question of avoiding any essentialism and limitation of the self in terms of identity. This position reflects our diverse combined identities (artist, teacher, doctoral student, lecturer, family man, migrant, house owner) and our desire to engage in creative exchange with individuals from all genders, classes, and races.

NEGOTIATE: Fair practice Power relations are present in all situations and at all scales of daily life. Whether in terms of internal collaboration between Jubilee members or within a creation or in connection with an institution: Jubilee negotiates the terms of the situations it creates. We are engaged in collective and creative reflections (Caveat, EFAP) in order to implement the habits and practices used in the artistic field.

ACTIVATE: Performative archive Historical consciousness is about knowledge, transmission and narrative. But history is fleeting, it is only told in the present. All Jubilee artists root their work in in-depth research and put documents from the past back into motion. Unlike the written form of the historical discipline and its vain ambitions of veracity, artistic practices offer narrative strategies that are more credible in view of the complexity of our relationship to the past.

  • Towards a new economy We explore the potential of this specific micro-economy and aim for extension towards other individuals, organizations, and structures – both locally and internationally.

Based on the idea of open source practice, redistribution of accumulated value within a mutual economic system and stimulating the exchange of knowledge – both on an artistic level as well as business administration – JUBILEE researches the challenging trajectories for change towards a new economy, also for the art.

6 Het bestuursorgaan op zijn buurt legt verantwoording af aan de algemene vergadering zoals bepaald in de statuten van Jubilee. [Ronny Hei15] D

Titel 5 - Begrotingen en rekeningenArtikel 8 1 De alrtistiek en zakelijk leider leggen aan het bestuursorgaan de begroting en de rekeningen van de vzw voor. De begroting van het volgend boekjaar wordt voorgelegd vóór 24 december; de rekeningen van het voorbije boekjaar worden voorgelegd vóór 30 april. 2 Voor financiële verrichtingen boven de 5000 EURO[Ronny Hei16] [Onbekende17] zijn twee handtekeningen vereist m.n. de handtekening van de zakelijk leider en de handtekening van de voorzitter van de vzw. 3 Voor investeringen inzake infrastructuur of uitrusting boven de 1000 EURO die niet begroot werden, vraagt de zakelijk leider de instemming van het bestuursorgaan.[Ronny Hei18] 4 De vzw erkent geen schulden die door gevolmachtigden of personeelsleden buiten elke lastgeving vanwege de raad van bestuur om werden aangegaan.

Artikel 9 Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op [dag, maand, jaar] en wordt goedgekeurd voor onbepaalde duur. Het kan op elk ogenblik herroepen worden door het bestuursorgaan.

Aldus goedgekeurd in de vergadering van [dag, maand, jaar]

[Naam en handtekening] [Naam en handtekening]

                                                                               Voorzitter

[Ronny Hei1]Dimensie 1 [Ronny Hei2]Dimensie 6a [Ronny Hei3]In Jubilee office is er een map met alle uitgeprinte en ondertekende documenten gerelateerd aan de vzw: statuten, verslagen van RVB en AV, en dus een register. Deze zaken bestaan ook digitaal in ons online archief. [Ronny Hei4]Citaat statuten [Ronny Hei5]Dimensie 4 – VG – Goed bestuur [Ronny Hei6]Goed bestuur Dimensie 2 & 5 [Ronny Hei7]Dimensie 6a & 7 [Ronny Hei8]Dimensie 2 [Ronny Hei9]Waarom niet dagelijkse werking houden? [Ronny Hei10]Misschien best geen namen hier, anders moet dit doc aangepast worden in geval van verandering. Een register aanpassen is eenvoudiger [Onbekende11]Dit zou dan de coordinator van jubilee (jesse) of als deze er niet is een gedelegeerd bestuurder en 1 van de kunstenaars zijn. – belangrijk misschien om vast te leggen hoe de kunstenaar die het collectief van kunstenaars vertegenwoordigt wordt gekozen? Waarom noemt deze 'algemeen directeur' en niet 'artistiek directeur'? Is het de kunstenaar die ook in de RVB zetelt? [Ronny Hei12]Verder detaileren?? herhaling van 1 [Onbekende13]Beantwoorden aan Ronny Heiremans (19/03/2019, 15:36): "..." Is niet echt nodig – wordt in de wetgeving redelijk omschreven - [Ronny Hei14]Dimensie 8 Hoe kunnen we inzicht geven over wat de dagelijkse werking behelst... Een afrondende formulering in de stijl van een goeie pater familias;;; [Ronny Hei15]Dimensie 3 verhouding RVB-AV [Ronny Hei16]Voorstel natuurlijk.Te bespreken. Nakijken wat onze loonfacturen zijn! [Onbekende17]Beantwoorden aan Ronny Heiremans (14/03/2019, 11:44): "..." Indien je dit wil beperken ahv bedragen lijkt het me goed dit vast te leggen in de statuten – nl. de bepalingen mbt dagelijks bestuur.... –

[Ronny Hei18]idem